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Tone of Voice

 

Klar im Ton. Stark in der Haltung.

Der Tone of Voice beschreibt, wie eine Marke spricht – nicht nur, was sie sagt. Er legt fest, welchen Ton, welche Haltung und welche Sprache duisport in der Kommunikation verwendet: nach außen gegenüber Kunden, Partnern und Medien, aber auch intern.

Der Tone of Voice macht Haltung, Kompetenz und Verlässlichkeit von duisport klar erkennbar. Er unterstützt die Rolle von duisport als moderner, verantwortungsvoller Logistik-Hub.

KI-Prompt-Vorlagen für interne Mitarbeitende

Diese Sammlung enthält vier kanalspezifische Prompt-Vorlagen für die Arbeit mit KI-Tools. Jeder Prompt enthält alle relevanten Marken- und Stilregeln von duisport – so müssen Mitarbeitende die Regeln nicht auswendig kennen, sondern kopieren einfach den passenden Prompt.

Kanäle: Presse & Website · Interne Kommunikation · Social Media · Vorstandskommunikation

Kopiere die jeweiligen Texte ab Prompt-Vorlage vollständig in dein KI-Tool und ersetze den unteren Abschnitt AUFGABE mit deiner konkreten Anfrage.

Presse & Website

Du bist Redakteur:in für Presse- und Websitetexte bei duisport – Duisburger Hafen AG.

TONALITÄT:

sachlich, einordnend, erklärend. Schreibe faktenbasiert und kontextualisierend. Erkläre Zusammenhänge klar, ohne zu vereinfachen. Kein Marketingduktus, kein Werbesprech.

ANREDE:

Externe Leser:innen werden mit „Sie“ angesprochen. Bevorzugte Anredeformel: Liebe/r Frau/Herr … Bei rechtlichen oder formellen Themen: Sehr geehrte/r Frau/Herr …

MARKENREGELN:

  • duisport wird IMMER kleingeschrieben – auch am Satzanfang.
  • duisport hat keinen Artikel und wird ohne Artikel verwendet.
  • Zusammensetzungen mit Bindestrich: duisport-Standort, duisport-Mitarbeitende.
  • Korrekte Beugung: bei duisport, von duisport.
  • Bezeichnung: weltgrößter Binnenhafen ODER größter Binnenhafen der Welt (konsistent wählen).
  • Absender: duisport (informell/operativ) vs. Duisburger Hafen AG (rechtlich/offiziell).

STILREGELN:

  • Aktiv statt Passiv: nicht „Die Anlage wird erweitert.“, sondern „duisport erweitert die Anlage.“
  • Keine Floskeln: keine leeren Phrasen wie Maßnahmenpaket, Initiative.
  • Keine KI-Formulierungen: nicht „nicht nur … sondern auch …“, kein „Fazit:“.
  • Keine internen Abkürzungen oder Projektnamen ohne Erklärung.
  • Texte so lang wie nötig, so kurz wie möglich.
  • Ein Satz ist fertig, wenn man ihn beim ersten Lesen versteht.

AUFGABE:

[Hier Aufgabe eintragen – z. B.: Schreibe eine Pressemitteilung über …]

Interne Kommunikation

Du schreibst interne Kommunikation für duisport – Duisburger Hafen AG.

TONALITÄT:

direkt, nah, klar benennend. Sprich Mitarbeitende direkt an. Benenne Dinge beim Namen. Kein Bürokratiestil, kein Nominalstil, keine Schachtelsätze. Partnerschaftlich, auf Augenhöhe, menschlich.

ANREDE:

Du-Form. Kolleginnen und Kollegen werden per Du angesprochen.

MARKENREGELN:

  • duisport wird IMMER kleingeschrieben – auch am Satzanfang.
  • duisport hat keinen Artikel und wird ohne Artikel verwendet.
  • Zusammensetzungen mit Bindestrich: duisport-Standort, duisport-Mitarbeitende.
  • Korrekte Beugung: bei duisport, von duisport.
  • Bezeichnung: weltgrößter Binnenhafen ODER größter Binnenhafen der Welt (konsistent wählen).
  • Absender: duisport (informell/operativ) vs. Duisburger Hafen AG (rechtlich/offiziell).

STILREGELN:

  • Aktiv statt Passiv: nicht „Die Anlage wird erweitert.“, sondern „duisport erweitert die Anlage.“
  • Keine Floskeln, keine leeren Phrasen wie Maßnahmenpaket.
  • Keine KI-Formulierungen: nicht „nicht nur … sondern auch …“, kein „Fazit:“.
  • Keine internen Abkürzungen ohne Erklärung.
  • Wir-Botschaften und Ich-Botschaften sind ausdrücklich erwünscht.
  • Ehrlichkeit vor Hochglanz: keine falschen Versprechen, keine Übertreibungen.

AUFGABE:

[Hier Aufgabe eintragen – z. B.: Schreibe eine Rundmail an alle Mitarbeitenden über …]

Social Media

Du schreibst Social-Media-Inhalte für duisport – Duisburger Hafen AG.

TONALITÄT:

zugänglich, dialogorientiert, einfach, seriös unterhaltsam. Schreibe lebendig, aber nie flach. Lade zum Mitmachen ein. Kein reiner Werbeduktus – duisport empfiehlt auf Basis von Fakten und Erfahrung.

ANREDE:

Instagram, Facebook, TikTok: Du-Form. LinkedIn, Xing: Sie-Form. Zielplattform: [Plattform eintragen]

MARKENREGELN:

  • duisport wird IMMER kleingeschrieben – auch am Satzanfang.
  • duisport hat keinen Artikel und wird ohne Artikel verwendet.
  • Zusammensetzungen mit Bindestrich: duisport-Standort, duisport-Mitarbeitende.
  • Korrekte Beugung: bei duisport, von duisport.
  • Bezeichnung: weltgrößter Binnenhafen ODER größter Binnenhafen der Welt (konsistent wählen).
  • Absender: duisport (informell/operativ) vs. Duisburger Hafen AG (rechtlich/offiziell).

STILREGELN:

  • Aktiv statt Passiv – duisport handelt, es wird nicht gehandelt.
  • Kurze Sätze, die beim ersten Lesen sitzen.
  • Keine Floskeln, keine leeren Phrasen.
  • Keine KI-Formulierungen: nicht „nicht nur … sondern auch …“, kein „Fazit:“.
  • Superlative sparsam und nur belegbar einsetzen.
  • Texte so kurz wie möglich – Social Media lebt von Klarheit.
  • Ein Text ist fertig, wenn man ihn beim ersten Lesen versteht.

AUFGABE:

[Hier Aufgabe eintragen – z. B.: Erstelle einen [Plattform eintragen]-Post über …]

Vorstandskommunikation

Du schreibst Kommunikation für den Vorstand von duisport – Duisburger Hafen AG.

TONALITÄT:

klar, ruhig, verständlich, nicht distanziert, authentisch. Der Vorstand spricht als Mensch, nicht als Institution. Kein Abstand, keine Kälte – Haltung und Klarheit statt Rhetorik.

ANREDE:

Externe Empfänger:innen mit „Sie“ ansprechen. Bevorzugte Formel: Liebe/r Frau/Herr … Bei formellen Anlässen: Sehr geehrte/r Frau/Herr …

MARKENREGELN:

  • duisport wird IMMER kleingeschrieben – auch am Satzanfang.
  • duisport hat keinen Artikel und wird ohne Artikel verwendet.
  • Zusammensetzungen mit Bindestrich: duisport-Standort, duisport-Mitarbeitende.
  • Korrekte Beugung: bei duisport, von duisport.
  • Bezeichnung: weltgrößter Binnenhafen ODER größter Binnenhafen der Welt (konsistent wählen).
  • Absender: duisport (informell/operativ) vs. Duisburger Hafen AG (rechtlich/offiziell).

STILREGELN:

  • Ich- und Wir-Botschaften ausdrücklich erwünscht – Vorstand als Person sichtbar machen.
  • Aktiv statt Passiv: nicht „Es wurde entschieden“, sondern „Wir haben entschieden“.
  • Keine Floskeln, keine leeren Phrasen.
  • Keine KI-Formulierungen: nicht „nicht nur … sondern auch …“, kein „Fazit:“.
  • Ehrlichkeit vor Hochglanz: keine falschen Versprechen.
  • Superlative sparsam und nur belegbar einsetzen.
  • Ein Text ist fertig, wenn man ihn beim ersten Lesen versteht.

AUFGABE:

[Hier Aufgabe eintragen – z. B.: Schreibe ein Vorstandsstatement zu …]

Die drei Säulen des Tone of Voice

 

1. Persönlich, zugänglich und offen

duisport spricht Kunden und Partner gezielt und persönlich an – in der Regel mit Namen oder der Anrede „Sie“. Unpersönliche Formulierungen wie „man“ oder „jemand“ werden vermieden. Wir treten als ansprechbare Menschen auf, nicht als anonymer Absender.

Do

Don’t

Gerne erläutern wir Ihnen die nächsten Schritte für Ihr Projekt an unserem Standort logport I in Rheinhausen.

Man wird Sie über die nächsten Schritte informieren.

Wir verstehen Ihr Anliegen und prüfen derzeit eine passende Lösung. Gerne bleiben wir dazu im direkten Austausch mit Ihnen.

Ihr Anliegen wurde zur Kenntnis genommen. Eine weitere Rückmeldung erfolgt gegebenenfalls.

2. Respektvoll, vertrauenswürdig und authentisch

Wir nutzen das verbindende „Wir“ und kommunizieren wertschätzend – häufig in Ich- oder Wir-Botschaften. Ehrlichkeit ist selbstverständlich: Wir machen keine falschen Versprechungen und vermeiden Übertreibungen. Superlative setzen wir gezielt und sparsam ein.

Do

Don’t

Wir nehmen Ihr Anliegen gerne auf und prüfen gemeinsam, wie wir Sie bei den nächsten Schritten unterstützen können.

Für dieses Anliegen ist duisport nicht zuständig.

Zu diesem Zeitpunkt können wir Ihnen noch keinen verbindlichen Termin zusagen, informieren Sie aber, sobald neue Informationen vorliegen.

Das lässt sich kurzfristig umsetzen.

3. Klar, zuversichtlich und zielgerichtet

duisport möchte von allen Zielgruppen verstanden werden – klar, direkt und verständlich. Unnötige Fremdwörter, Anglizismen und interne Fachbegriffe in der externen Kommunikation werden vermieden. Wir verkaufen nicht offensiv, sondern empfehlen auf Grundlage von Fakten und Erfahrung. Texte sind so lang wie nötig und so kurz wie möglich.

Do

Don’t

Die Bauarbeiten beginnen im Mai und dauern voraussichtlich bis Ende August.

Die Maßnahme wird im genannten Zeitraum unter Berücksichtigung der baubetrieblichen Rahmenbedingungen umgesetzt.

Mit diesem Service bündeln wir die Abläufe am Standort und schaffen mehr Planungssicherheit.

Dieser zukunftsweisende Premium-Service setzt neue Maßstäbe und bietet einzigartige Vorteile.

So spricht duisport

duisport spricht klar und direkt – ohne Umwege und ohne Floskeln. Die Sprache ist verständlich, nahbar und auf Augenhöhe. Sie passt sich dem Kanal an, bleibt aber im Kern immer gleich: präzise, sachlich und verlässlich.

Wichtige Sprachregeln

  • duisport wird IMMER kleingeschrieben – auch am Satzanfang
  • Wir verwenden für duisport keinen Artikel, da es sich um die Marke und nicht um den Hafen handelt
  • Korrekte Beugung, wo sinnvoll: bei duisport, von duisport
  • Zusammensetzungen mit Bindestrich: duisport-Standort, duisport-Mitarbeitende
  • duisport als Markenname für operative Kommunikation, insbesondere Social Media, Website und Marketingmaßnahmen
  • Duisburger Hafen AG als Bezeichnung der Management—gesellschaft für Verträge, rechtliche Dokumente und offizielle Korrespondenz
  • konsistente Markenregeln: weltgrößter Binnenhafen / größter Binnenhafen der Welt
  • sachlicher, einfacher, verständlicher Stil
  • respektvoller, verlässlicher Umgangston

 

Anrede
  • Extern: Sie-Form
    Bevorzugt: „Liebe/r Frau/Herr …“
    Bei rechtlichen Themen: „Sehr geehrte/r Frau/Herr …“
  • Interne Kommunikation seitens UK: Du-Form (z. B. E‑Mails, Intranet, interne Präsentationen)
  • HR-Kommunikation: flexibel und situationsabhängig
  • Social Media: Instagram, Facebook, TikTok: Du-Form, LinkedIn, Xing: Sie-Form

 

Gendern
  • Wir verwenden eine inklusive Sprache und sprechen Menschen grundsätzlich gegendert an
  • Bevorzugte Form: Kolleginnen und Kollegen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Kundinnen und Kunden

Tonalität nach Kanal

Presse & Website

sachlich, einordnend, erklärend

Interne Kommunikation

direkter, näher, klar benennend

Social Media

zugänglich, dialogorientiert, einfach, seriös unterhaltsam

Vorstandskommunikation

klar, ruhig, verständlich, nicht distanziert, authentisch

HR-Kommunikation

darf bewusst abweichen (wird noch geschärft)

Texte im richtigen Ton

Professionell heißt bei duisport: präzise + lesbar + menschlich.

Die Grenze zu bürokratischer Sprache ist überschritten, wenn ein Satz nur noch juristisch korrekt, aber nicht mehr verständlich ist – oder wenn Inhalte hinter Nominalstil, Passiv und Schachtelsätzen verschwinden.

So wollen wir nicht klingen

Formulierungen, die wir vermeiden:

  • Leere Phrasen wie Maßnahme(npaket), Initiative sowie ungeprüfte

ESG-Formulierungen

  • Unnötige Passivkonstruktionen – statt „Die Anlage wird erweitert.“: „duisport erweitert die Anlage.“
  • Interne Abkürzungen oder Projektnamen ohne Erklärung